El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas en España bajo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Debe ser diario, incluir la hora de inicio y de fin de cada trabajador, ser fiable y conservarse 4 años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. No llevarlo o no conservarlo es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
La obligación de registrar la hora de entrada y salida del trabajo está en vigor en España desde mayo de 2019. No basta con tener un sistema cualquiera: lo que se valora es que el registro sea fiable y refleje la jornada real, y un folio con firmas o un Excel que se puede modificar sin dejar rastro difícilmente lo consiguen. No cumplir esta obligación expone a la empresa a sanciones graves.
El marco legal del control horario está regulado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019. Como abogados laboralistas en Terrassa, asesoramos tanto a empresas que quieren cumplir esta obligación como a trabajadores que reclaman horas extraordinarias impagadas. A continuación, analizamos los requisitos y las multas vigentes en 2026.
Las Obligaciones de la Empresa (Sin excepciones por tamaño)
La ley es taxativa y no exime del control de jornada a las microempresas o pymes con pocos empleados; un solo trabajador contratado obliga a implantar el registro. La normativa exige cumplir las siguientes pautas:
- Registro diario personalizado: Debe reflejar la hora exacta de inicio y de finalización de la jornada laboral de cada trabajador, sin admitirse cuadrantes de horarios teóricos o calendarios preventivos.
- Disponibilidad: Los registros deben estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. En la práctica, conviene poder mostrarlos en el centro de trabajo (en papel o en formato digital) durante una visita.
- Conservación de 4 años: Deben guardarse los archivos diarios de los últimos 48 meses completos.
- Negociación del sistema: El registro (app, tarjeta, terminal, ordenador…) se organiza mediante convenio colectivo o acuerdo de empresa. En su defecto, lo decide la empresa previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Si piensas en sistemas biométricos como la huella, ten en cuenta que la Agencia Española de Protección de Datos considera su uso para el control horario un tratamiento de alto riesgo, difícil de justificar.
"El Tribunal de Justicia de la Unión Europea (sentencia de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18) exige un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada diaria de cada trabajador."
El problema del Papel y del Excel editable
El papel no está prohibido, pero es el formato más fácil de cuestionar.
Si una empresa presenta hojas mensuales donde todos los trabajadores han firmado haber entrado exactamente a las 9:00 y salido a las 18:00 todos los días del mes, el inspector puede considerar que dicho registro no es fiable por ser 'demasiado perfecto' e idéntico. Lo mismo ocurre con las hojas de Excel editables sin control de historial de cambios: carecen de trazabilidad y el inspector puede entender que no acreditan la jornada real, porque pueden modificarse a posteriori.
Multas y Sanciones de la Inspección de Trabajo
Las sanciones asociadas al incumplimiento del registro horario están tipificadas en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Estas son las infracciones que pueden entrar en juego:
- Infracciones Leves (de 70 € a 750 €): Por ejemplo, el mero retraso en facilitar información o documentación que la Inspección pide fuera de la visita (obstrucción leve).
- Infracciones Graves (de 751 € a 7.500 €): No llevar el registro de jornada, no conservarlo durante 4 años o no tenerlo a disposición se considera una transgresión de las normas sobre tiempo de trabajo (art. 7.5 LISOS). La multa va de 751 a 7.500 € según el grado.
- Infracciones Muy Graves (de 7.501 € a 225.018 €): Se reservan, entre otros casos, para la obstrucción más grave a la labor inspectora (impedir la entrada de los inspectores, coaccionarlos o reiterar obstrucciones graves).
| Concepto | Sistema Válido (Inspección 2026) | Sistema de Riesgo / Inválido |
|---|---|---|
| Trazabilidad | Huella inalterable de fecha/hora de fichaje | Hojas de Excel o papel editables sin historial |
| Objetividad | Registro automático en el momento de acceso | Cuadrante teórico impreso a principio de mes |
| Accesibilidad | Acceso instantáneo desde app o terminal físico | Datos que solo tiene un asesor externo y no pueden mostrarse cuando se piden |
| Horas extras | Contabilización y acumulación automática | No constan o se registran de forma separada manuscrita |
La falta de registro como prueba en los juicios
Más allá de las sanciones de la Inspección, la ausencia de un registro de jornada fiable debilita la posición de la empresa en un juicio.
Si un empleado presenta una demanda por despido o reclamación de cantidad alegando que realizaba jornadas maratonianas de 10 o 12 horas diarias, y la empresa no aporta los registros obligatorios del artículo 34.9, el juzgado tiene en cuenta que era ella quien tenía esos datos (art. 217.7 de la Ley de Enjuiciamiento Civil) y puede dar por buena la jornada que acredita el trabajador con otros indicios. En ese caso, la empresa puede ser condenada a pagar las horas extraordinarias reclamadas, además de las consecuencias en cotización.
- Elige un sistema digital seguro: Prioriza aplicaciones o terminales que guarden la hora de cada fichaje y el historial de cambios. Si usas geolocalización, informa antes a la plantilla y limita su uso a lo necesario.
- Registra las pausas de descanso: Si el convenio no considera las pausas (café, comida) como tiempo de trabajo, exige a los empleados que fichen al salir y volver para evitar que cuenten como horas trabajadas.
- Facilita el acceso a la plantilla: Cada trabajador debe poder consultar su registro. A quienes trabajan a tiempo parcial hay que entregarles cada mes, con la nómina, el resumen de las horas realizadas.
- Designa un responsable en el centro: Asegúrate de que siempre haya alguien en la oficina capaz de extraer y mostrar el registro al inspector de inmediato.
- Auditoría laboral preventiva: Cuenta con la ayuda de un abogado laboralista para redactar el protocolo de uso del control horario.
Conclusión: La inalterabilidad como norma
El registro de jornada ya no es un mero trámite burocrático; es la pieza clave de la fiscalización laboral en España. Lo importante es que el sistema refleje la jornada real y no pueda alterarse sin dejar rastro; por eso los sistemas digitales con historial de cambios son la opción más segura. Con un protocolo claro, la empresa reduce el riesgo de multas y de reclamaciones.
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Abogados laboralistas colegiados ICATER en Terrassa →Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Es obligatorio registrar el horario en el teletrabajo?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria de las personas trabajadoras por cuenta ajena, también si teletrabajan o son personal itinerante (los autónomos que colaboran con la empresa no son trabajadores suyos y no entran en este registro). La empresa debe prever un sistema que permita fichar a distancia.
¿Es legal firmar el registro horario en papel?
Sí: la ley no impone un soporte concreto, siempre que el registro sea diario, refleje la hora real de entrada y salida y sea fiable. El problema de las hojas en papel o de las plantillas Excel rellenadas a final de semana es que pueden alterarse sin dejar rastro, y la Inspección o el juzgado pueden considerarlas poco fiables si parecen rellenadas todas a la vez o con horarios idénticos.
¿Cuánto tiempo debe guardar la empresa los registros?
El artículo 34.9 del Estatuto obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
¿Qué ocurre con las horas extras no registradas?
Si reclamas horas extraordinarias y la empresa no aporta el registro que estaba obligada a llevar, el juzgado puede valorar esa falta en su contra, porque es quien tiene los datos (principio de disponibilidad y facilidad probatoria). No es automático: conviene que aportes otros indicios, como correos, mensajes o testigos, que acrediten la jornada que dices haber hecho.